如果心存挂念就无法心静如水，全心投入，活在当下。

GTD里有一个非常重要的概念就是inbox，把脑袋里的一切倒入inbox，做到心静如水，全心投入。但是现代人因为科技的发达越来越多都陷入inbox里，无时无刻不被inbox困扰着，inbox也多种多样，让我们应接不暇，Email、Voicemail、信箱、办工作上的收件匣、Todo list上的inbox，另外还有Facebook, Twitter这些都是inbox。我对inbox的定义是，任何必须去查看和处理的地方都是inbox。

就因为Inbox太多给我们带来了过分的焦虑，inbox无法发挥它本身的功效，为我们减少焦虑，为脑袋减少杂事，所以一定要减少inbox，下面是我自己的一些减少inbox的方法。

整合不同的inbox

1、不要使用多个邮箱，如果需要使用多个邮箱地址就把他们全部转发到一个邮箱。
2、不要分开公司和个人的日历，日历是对个人时间的安排，一个人当然只需要一个日历。
3、如果可以把手机上的Voicemail自动发到邮件。
4、每个需要我们跟踪的网站都是一个inbox，最好使用RSS阅读器，集中阅读。
5、把fax自动发到邮箱，我有一个fax号码，任何人给我发fax都自动存成pdf到我的邮箱。

减少不必要的inbox

其实很多人不知道，facebook、twitter或者豆瓣都是我们的inbox，因为里面有一些好友给我们发msg，或者一些事件需要我们处理。我的做法是现去判断是不是真的有价值，如果没有，马上把这些sns里的邮件提醒都关掉，如果有的话就全部发到邮箱里，集中处理。任何必须去查看和处理的地方都是inbox，仔细想想还有哪些地方具有这个性质，然后减少不必要的。

定时清除inbox

很多人犯的一个错误就是没有定时清除inbox，以至于inbox越来越满，到最后无法处理。还有就是处理和检查不同，处理就是把inbox清空，而大多数人的邮件是没有清空的，请查阅我写的Email Zen: 禅邮件，解决邮件带来的焦虑，通过邮件提高效率。

我的Simple inbox

1、Gmail，我最重要的inbox，任何digital的信息我全部都让他们自动发到Gmail里，然后是每天固定一次清除。
2、Letters，在法国生活离不开信件，我每天都会收到很多信件，包括私人的还有公司的。以前我每天总是一开始就去信箱拿信，然后常常会被一些信搞的心情不好，或者心里会一直惦记着某些无法马上处理的信，而导致效率低下。现在我每个星期星期一早上花一个小时的时间，去收信一起处理。
3、Office inbox，我的办公室下面有一个inbox，任何需要我处理的文件，我都会随手丢进去，然后每个星期一早上花一个小时集中处理清空。
4、Voicemail，每天傍晚一次集中清空。
5、To do list inbox，也是每天傍晚集中清空。

我一共只有这5个inbox，清楚、简单，为我把所有的烦恼和需要处理的事都保存下来，让我的脑袋能够集中精力处理更重要的事情。我一直觉得想清楚才能做的好，所以我觉得把自己的inbox清晰的分析弄一个列表出来是是否重要的，然后努力保持这个列表够简单。

Less inbox, less stress, simple is powerful.

邮件是用来服务人的，而不是用来困扰人的。

网络越来越发达，知识工作者每天收到上百封邮件是非常正常的事，再加上SmartPhone，人们被邮件给捆住了，无时无刻的邮件让我们不得安心，使用邮件的目的是帮助我们提高效率而非降低，邮件是用来服务人的，而不是用来困扰人的。我自己以前也被邮件给困住，iPhone上邮件不断的跳出来，每天无数次的检查是否有新邮件，大部分的时间都浪费在邮件上了，所以我决定改变，我给自己这个邮件系统命名为Email Zen(禅邮件)，因为它让我Zen。

首先我必须推荐大家使用Gmail，只有Gmail才能使得邮件发挥最大的效率，它的Search&Archives模式，过滤功能，反spam功能都是邮件中最好的，我个人觉得只有用Gmail才能达到Email Zen.

为什么邮件带来焦虑或麻烦？

要做到Zen，必须现搞清楚问题，焦虑或麻烦是哪里来的，邮件给我带来的焦虑主要来自3个方面：
1、邮件实在是太多了，时间不够。
2、邮件没有及时得到处理或无法处理。
3、太过于频繁的提醒。

0邮件(Zero Email)

0邮件就是让收信箱里永远保持0邮件，自从我开始0邮件之后，我整个人轻松了、自在了，每次检查邮件的时候都特别的开心，以前的困扰也没了。0邮件符合GTD的概念，看过的邮件一定要定一个next action，然后Archives，如果看过了，还留在收信箱里等于没有确定next action，也就是email这个inbox没有轻松，这是我们最常见的错误，以为读过了就行了。

减少邮件

1、减少邮件，首先看一下，哪些频繁收到的邮件是不是真的需要，如果不是马上退订，比如一些邮件列表，SNS的提醒。
2、Archives&Search，使用Gmail的Archives功能，读过的邮件处理后，马上Archives，以后需要某个邮件用搜索就可以了，别花时间在分类上面。
3、过滤(Filters)，我常常收到一些网络上的提示邮件，比如Twitter， facebook有人加我，或者我的银行账号里的钱已经到了最低的限度了，还有我会跟踪一些竞争对手的邮件列表。我通常会使用Filter，把邮件设置成已读，Archives，然后存到某个分类里，如果我需要这些资料就很快能找到。

处理邮件流程

从第一个封邮件到最后一封，一封一封的处理，马上做决定，确定每封邮件都有一个next action。
1、垃圾，或者没用的广告？ 马上删除。
2、很长的一封重要的邮件，需要仔细阅读？ 把邮件放在一个”细读”目录，然后Archive，或马上打印然后在等车排队的时候阅读。我的做法是马上转发到我的Evernote账号，然后利用等车排队的时候仔细阅读。
3、邮件内容产生了一个Action。马上在Todo list写下Action，然后Archive，以后处理任务的时候可以通过搜索找到邮件。
4、如果能马上回复邮件，马上做，千万不要等。
5、邮件产生了一个约会，马上在日历里写下来，然后Archive。
6、如果不能马上回复，在Todo list写下，然后Archive，别把收信箱当作提醒。

定时处理邮件

我上面提到，我们常常过度检查邮件，有些人还有邮件过度检查症，过一会儿就检查一次，好像不检查就浑身不舒服。其实过度的检查会给我们带来很多困扰，导致无法坚持手上的重要的事。最好的例子就是星期天，高高兴兴出去玩，老板却在邮件里留下了一件重要而难以完成的事，然后我们会一直惦记着这件事，导致玩的心情都没了，最好的办法就是不要再周末检查邮件。
1、定时处理，按照自己的工作和需要，设置一个固定的检查时间，可以是每天1次或者2次，我是每天早上10点左右定时检查邮件的。
2、减少检查，其实很多事情并没有我们想象中的紧急，而且一些坏消息会把我们的心情完全吃掉，我觉得最好还是减少检查的次数，从1天2次到一天1次再多一个星期一次也不为过。
3、分开收和发，我们常常犯的一个错误就是要写邮件的时候，进入邮件系统，然后看到一些邮件就跑过去看了，然后完全忘记了写邮件的事，或者想到要写邮件的时候已经浪费了很多时间，最好的办法就是分来读与写的时间。我每天早上10点检查邮件，平常需要写邮件的时候，我根本不进Gmail，而是用Gmail Compose，可以在不进入Gmail列表直接发送。
4、千万别设置Notifications，把桌面，手机，浏览器的提醒全部关掉，以确保自己不会让邮件分心。
5、周末或者旅行的时候别检查邮件，上面我提到了，一个美好的周末或者假期很可能被一封邮件给搞砸的，回来再处理也不迟。

要点

1、保持收信箱0邮件。
2、Archives&Search，别做无谓的分类。
3、尽量减少不必要的邮件。
4、定时处理，减少检查次数，周末别检查。
5、处理邮件时候，从第一封到最后一封，确保每个邮件都有一个next action。

把杂事从脑袋清除，心静如水，才能活在当下

我常常在Blog里记录一些东西的时候，总是会说脑袋不可靠，脑袋没我们想象中的好用，这是我一直以来的经验体会和教训。如果大脑好用我们就不会刚刚从超市回来，马上就说，天啊，我居然忘记买牛奶了，或者是在家里想着等下去见谁，记得叫那小子还钱，可是一到那边，兄弟一起聊起天南地北，要钱这事早就抛到九霄云外了。如果按照这样的例子列下去，我保证以我的经历我能列出一本书来，可以取名叫”原来脑袋真的不可靠”。人的脑袋是全世界最牛逼的东西，但是用来记东西还真的没有笔记本或者电脑好。

所以我一直在寻求着什么方法或者什么工具能让我记住一切，让自己变的更有效率，更加的聪明。我用过很多，比如GTD、笔记本、iPhone，还有数不清的Todo软件，项目管理软件，notebook软件，这一切只是为了能够在用到某些信息的时候，需要的东西会自动的出来。尝试各种各样的工具让我明白了需要记住的东西是不同的，只有把他们分门别类的存放在各个不同的容器里面，还需要培养一些习惯，慢慢的发展出了一套系统，只有这样才能做到心静如水，活在当下，又能在需要的时候信息自动出现。

一个清晰的系统

什么事情才是真正需要记住的？每个人都需要记录各种各样不同的信息，从电话号码到电子邮件，需要做的任务和项目，约会时间地点，不时在脑袋涌现的想法等等。所以系统的第一步就是分清信息的本质然后放在合适的地方。

把合适的信息放在合适的地方是一回事，能不能在适当的时间获取信息又是另外一回事，就需要养成一些好的习惯，让信息为我所用。

信息放在什么工具里

也许我所用到的工具对很多人来说会眼花缭乱，不过对于我来说这些工具都是简单、易用的、随手可得的，而且能让我随时随地保存需要的信息，然后随时随地快速的获取。我所用到的工具主要是我的macbook和iPhone上的一些软件，包括Evernote，Gcalendar，Rememberthemilk, Curio, Gmail等等，这些软件都有一个特性就是都有iPhone版的，所以能让我随手随地都能用，没有智能手机人朋友我推荐使用实体的笔记本，因为不在电脑前也能使用。

1、Gmail：自从2004年我开始用Gmail开始我就没换过邮件系统，我可以非常方便的接收邮件，Archive，然后用搜索找到需要的信息。另外我用Gmail里的contacts和iPhone的通讯录同步，保存朋友、家人、同事的各种信息，包括电话号码、邮件地址、地址、生日等等。

2、Gcalendar：自动同步Google calendar和iPhone的日历，保存我的约会，包括时间地点等等信息。

3、Rememberthemilk：我用的Todo list，有web和Phone版本，能够按照时间、地点、列表、人、TAG保存任务，可以设置重要性和任务的note，我最喜欢的就是Smart list功能，能够很自由的创建各种高效的list。我把一切需要做的事情都放了进去，包括1年后护照过期要换也放进去，彻底的把脑袋晴空。还有我能够按照不同的地点把事情一起拿出来做，比如我去华人街办公室开会，就可以拿除RTM看一下，把需要到华人街办公室的一切事情一起出来了，或者我也可以有一个老婆店里的list，当我到她那边了就可以把事情全部一起搞定。

4、Evernote：是一个note记录软件，我把一切上面这些软件不能保存的东西都存在Evernote，可以是我的银行账号、软件注册码、旅行路线、保险证明、报税单、不懂的法语单词、菜谱。我常常去哪里旅行的时候，就上面找些资料，做一个简单的旅行路线图放在mac上evernote里，然后出去玩的时候用iPhone查看。还有网上查到的菜铺，拿着iPhone去买材料，在家拿着iPhone做。我想去吃还没去过的餐馆列表，我最喜欢的餐馆列表都放进去，想去吃饭的时候，拿iPhone一看就ok了。还有一个非常牛逼的功能，就是我可以随手用iPhone拍一张照片，然后以后可以直接搜索照片里的文字。Evernote是我对我生活帮助最大的软件。

5、Curio：Curio是一个mac上的notebook，可以记录任何东西，思维导图，列表，项目管理，读书笔记等等。我用Curio创建了好记得notebook，比如某个项目的管理notebook，我的读书笔记，还有可以用思维导图做头脑风暴。一些需要系统的思考和处理的事物都用curio。我最喜欢的一个功能就是可以和evernote结合，比如我在Starbucks读完一本书，我随手用evernote做的一些记录，可以等我回家打开我的读书笔记本，然后记录这本书的资料，弄一个书的内容思维导图，然后把evernote的note同步进去。

有了好习惯才行

有了好工具还不行，还需要有好习惯，才能才有需要的时候，信息自动出现，也在忘记之前把信息记录下来。

1、马上记录。这是最重要的一个习惯，因为人们往往高估我们自己的脑袋，人们总觉得自己能记住。别人给我们一张名片，想想看是否重要，不重要马上丢掉，重要的马上记下来。有一个想法，需要在个Google搜索，马上记录在自己的Todo list。看到一个广告想看一些广告的网站，马上记下来。收到一份邮件，确定了和某某的约会时间，马上记录到日历。这点是最重要的，常常我们如果现放一下就会忘记了。

2、正确的查看。记录下来而不看是没有用的，有些信息我们要每天查看，比如日历和任务。也有一些我们2、3天查看一次，或者等用到才看，比如note，我就是用到餐馆了，才会看一些我的餐馆列表。我常常忘记在正确的时间查看我的list，比如有一次我需要从我老婆家拿台灯，我用RTM记录了这个任务，到了她家那边我却忘记打开iPhone查看了。

3、保存然后搜索，不需要分类。我用的任何软件几乎都不需要分类，最好的列子是Gmail和Evernote，我用evernote通常都是随意的保存下来，然后搜索。比如有一次我在路上看到一家店关门了，门前贴了老板对客人的感谢信，我随手用Evernote保存下来，就再也没管过了。后来我老婆的爸妈买了一家餐馆，旧的老板叫我帮他写一份这样的信，我马上搜索一下，马上改下来就ok了。

习惯是非常难养成的，我到现在还常常忘记在正确的地点查看list，而这往往是最重要的。